Personuppgiftshantering enligt GDPR
För den övergripande policyn se http://svalovsmontessori.se/omoss/?page=personuppgifter
Källor och Externa parter
Från, till och med 21 externa källor och externa parter (Arbetsgivare, Arbetsmiljöverket, Den registrerade själv, Diskrimineringsombudsmannen, Facklig organisation, Försäkringskassan, Grundskolor, Gymnasieantagningen, Gymnasieskolor, Internt genererat, Kommuner, Kronofogdemyndigheten, Polis / Rättsväsende, SCB, Skatteverket, Skolinspektionen, Skolverket, Socialstyrelsen, Socialtjänst, Vårdnadshavare, Öppenvård / Vårdgivare) hanteras ett minimum av personuppgifter utifrån varje ärendes ändamål och rättslig grund.
Ombud och leverantörer
Från, till och med 11 ombud och leverantörer (Fortnox AB, Fridhems Folkhögskola Ek.För., Google LLC, Hogia Aktiebolag, KFO / Pensionsföretag, NE Sverige AB, Nova Software AB, ProRenata AB, Öhrlings PwC AB, Schoolsoft AB, Sparbanken Skåne / Swedbank) hanteras ett minimum av personuppgifter utifrån varje ärendes ändamål och rättslig grund.
Styrelsemedlemmar
Styrelsemedlemmars personuppgifter kommer från en eller flera källor enligt ovan. Personuppgifter hanteras för ändamålet med en eller flera ovanstående ombud och tjänsteleverantörer. Nedan redovisas varför och hur personuppgifterna hanteras internt.
| Typer av personuppgifter | Rättslig grund | Ändamål | Arkivtid | Arkivstart |
|---|
| Personnummer |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Namn, E-Post, Adress, Telefon |
Allmänt intresse |
Kontakt |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Bild/foto/film/ljud |
Samtycke |
Marknadsföring |
7 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Födoämnesallergier, specialkost, kostpreferenser |
Samtycke |
Matbeställningar |
0 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Närvaro/frånvaro/orsak |
Allmänt intresse |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Användarnamn/lösenord, enhet, loggdata |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Datasäkerhet |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kontonummer |
Allmänt intresse |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Inskickade kvitton för utlägg/friskvård |
Allmänt intresse |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Tystnadsplikt |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| CV, utbildningar, legitimationer |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Utdrag ur belastningsregistret |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
Anställda
Anställdas personuppgifter kommer från en eller flera källor enligt ovan. Personuppgifter hanteras för ändamålet med en eller flera ovanstående ombud och tjänsteleverantörer. Nedan redovisas varför och hur personuppgifterna hanteras internt.
| Typer av personuppgifter | Rättslig grund | Ändamål | Arkivtid | Arkivstart |
|---|
| Personnummer |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
10 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Namn, E-Post, Adress, Telefon |
Allmänt intresse |
Kontakt |
10 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kontaktinformation anhöriga/akut |
Samtycke |
Ordning och säkerhet |
0 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Utvecklingsplan |
Allmänt intresse |
Medarbetarsamtal |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Klagomålsärenden |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Systematiskt kvalitetsarbete |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Orosanmälningar till socialtjänst |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Bild/foto/film/ljud |
Samtycke |
Marknadsföring |
7 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Födoämnesallergier, specialkost, kostpreferenser |
Samtycke |
Matbeställningar |
0 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Närvaro/frånvaro/orsak |
Allmänt intresse |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Användarnamn/lösenord, enhet, loggdata |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Datasäkerhet |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Skriftlig varning |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
7 år |
Efter inträffad incident |
| Utvärderingar |
Allmänt intresse |
Medarbetarsamtal |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Ledighetsansökan |
Allmänt intresse |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Beskrivningar av familjesituationen |
Intresseavvägning |
Medarbetarsamtal |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kontonummer |
Fullgörande av avtal |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Inskickade kvitton för utlägg/friskvård |
Fullgörande av avtal |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Tystnadsplikt |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| CV, utbildningar, legitimationer |
Fullgörande av avtal |
Urvalsprocess |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Utdrag ur belastningsregistret |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
0 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Anställningsavtal, historik |
Allmänt intresse |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| SSYK, Placering, Tjänstgöringsgrad, Lön |
Fullgörande av avtal |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Lön och ev förmåner/tillägg |
Fullgörande av avtal |
Tjänstepensionsadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Sjukdom och rehabilitering |
Intresseavvägning |
Medarbetarsamtal |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Start- & slutdatum för anställningen |
Fullgörande av avtal |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Dokumentation av team- & medarbetarsamtal |
Allmänt intresse |
Medarbetarsamtal |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Facklig tillhörighet |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Personal- och löneadministration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
Vårdnadshavare
Vårdnadshavares personuppgifter kommer från en eller flera källor enligt ovan. Personuppgifter hanteras för ändamålet med en eller flera ovanstående ombud och tjänsteleverantörer. Nedan redovisas varför och hur personuppgifterna hanteras internt.
PersonnummerFullgörande av rättslig skyldighetAdministration10 årVid avslut / när syftet är uppnått
| Typer av personuppgifter | Rättslig grund | Ändamål | Arkivtid | Arkivstart |
|---|
| Namn, E-Post, Adress, Telefon |
Allmänt intresse |
Kontakt |
10 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kontaktinformation anhöriga/akut |
Samtycke |
Ordning och säkerhet |
0 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Utvecklingsplan |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Undervisning och lärande |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Klagomålsärenden |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Systematiskt kvalitetsarbete |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Orosanmälningar till socialtjänst |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Användarnamn/lösenord, enhet, loggdata |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Datasäkerhet |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Skriftlig varning |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
7 år |
Efter inträffad incident |
| Utvärderingar |
Allmänt intresse |
Systematiskt kvalitetsarbete |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Ledighetsansökan |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Beskrivningar av familjesituationen |
Intresseavvägning |
Undervisning och lärande |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Barn |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
10 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Inkomstuppgifter |
Fullgörande av avtal |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Taxa / Pris att betala |
Fullgörande av avtal |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kontonummer |
Fullgörande av avtal |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Inskickade kvitton för utlägg/friskvård |
Fullgörande av avtal |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
Barn & elever
Barns personuppgifter kommer från en eller flera källor enligt ovan. Personuppgifter hanteras för ändamålet med en eller flera ovanstående ombud och tjänsteleverantörer. Nedan redovisas varför och hur personuppgifterna hanteras internt i administration, på förskolan, i fritidshemmet eller i grundskolan.
| Typer av personuppgifter | Rättslig grund | Ändamål | Arkivtid | Arkivstart |
|---|
| Personnummer |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Administration |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Namn, E-Post, Adress, Telefon |
Allmänt intresse |
Kontakt |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kontaktinformation anhöriga/akut |
Samtycke |
Ordning och säkerhet |
0 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Utvecklingsplan |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Undervisning och lärande |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Klagomålsärenden |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Systematiskt kvalitetsarbete |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Orosanmälningar till socialtjänst |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Bild/foto/film/ljud |
Samtycke |
Marknadsföring |
7 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Födoämnesallergier, specialkost, kostpreferenser |
Samtycke |
Matbeställningar |
0 år |
Efter samtycke/fullmakts upphörande |
| Närvaro/frånvaro/orsak |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Undervisning och lärande |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Födelsedatum |
Allmänt intresse |
Internkommunikation |
0 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Vistelsetid |
Allmänt intresse |
Administration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Grupp |
Allmänt intresse |
Administration |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Utbetalningsunderlag, Ersättning |
Allmänt intresse |
Ekonomi/fakturering |
7 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Beskrivingar av förändrat kunnande Pedagogiska bedömningar/matriser |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Egenvård - medicinska behandlingsscheman |
Intresseavvägning |
Ordning och säkerhet |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Diskriminering/kränkande behandling |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Incidenter/tillbudsrapport |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
2 år |
Efter inträffad incident |
| Medicinsk anamnes |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Psykologisk anamnes |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Specialpedagogiska behov |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Psykosocial status |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Dokumentation av extra anpassningar |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Dokumentation för särskilt stöd |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Dokumentation för tilläggsbelopp |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Modersmål |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Medicinska journalanteckningar |
Allmänt intresse |
Barnhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
Elever
Elevers personuppgifter utöver ovanstående hantering som barn i vår verksamhet, kommer från en eller flera källor enligt ovan. Personuppgifter hanteras för ändamålet med en eller flera ovanstående ombud och tjänsteleverantörer. Nedan redovisas varför och hur personuppgifterna hanteras internt i administration, i fritidshemmet eller i grundskolan.
| Typer av personuppgifter | Rättslig grund | Ändamål | Arkivtid | Arkivstart |
|---|
| Användarnamn/lösenord, enhet, loggdata |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Datasäkerhet |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Resultat nationella prov |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Undervisning och lärande |
3 år |
Efter genomfört prov |
| Betyg |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Undervisning och lärande |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Psykologiska journalanteckningar |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Kuratorsanteckningar |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Elevhälsans anteckningar, tester, utredningar |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Dokumentation vägledningssamtal |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Undervisning och lärande |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Disciplinära åtgärder |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Ordning och säkerhet |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Inlämnade uppgifter och provsvar |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
2 år |
Efter genomfört prov |
| Genomförda vaccinationer |
Allmänt intresse |
Elevhälsa |
∞ |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Behov av talsyntes. |
Allmänt intresse |
Elevhälsa |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Prao-plats |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
2 år |
Efter genomförd prao |
| Beslut om enskild undervisning |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Beslut om anpassad studiegång |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Beslut om placering i annan undervisningsgrupp |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Beslut om åtgärdsprogram |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Skriftlig varning |
Fullgörande av rättslig skyldighet |
Elevhälsa |
7 år |
Efter inträffad incident |
| Utvärderingar |
Allmänt intresse |
Systematiskt kvalitetsarbete |
3 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |
| Ledighetsansökan |
Allmänt intresse |
Undervisning och lärande |
2 år |
Vid avslut / när syftet är uppnått |